Tout savoir sur votre espace client Entreprise

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Titre de la vidéo : Espace client Entreprise - Multi SIREN

Page d'accueil pour une seule entreprise.

À votre première connexion, une petite fenêtre de présentation apparaît pour vous montrer les nouvelles fonctionnalités et vous faciliter la prise en main de votre espace client. Vous voici maintenant sur la page d’accueil.
Vous pouvez à tout moment retourner sur cette page d’accueil, en cliquant sur le logo en haut à gauche. En passant votre curseur sur votre nom en haut à droite de la page, un menu apparaît et vous permet d’accéder à votre profil, de consulter vos notifications et de vous déconnecter.

Page d'accueil pour plusieurs entreprises.

Dans le cas où vous gérez plusieurs entreprises sur le même compte, une liste déroulante “SIREN - Raison sociale” s’affiche, ainsi vous pouvez choisir l’entreprise que vous souhaitez gérer.

Les univers Santé, Prévoyance et Retraite, les services et les différentes rubriques s’afficheront selon la couverture souscrite par l’entreprise.

Les rubriques suivantes concernent la Santé et la Prévoyance. 

• La rubrique “Mes démarches en ligne” regroupe le catalogue de demandes et la bibliothèque de documents.
• “Mes demandes / Mes courriers” regroupent l’accès aux courriers envoyés par les services de Klesia et le suivi de vos demandes réalisées en ligne.
• “DSN Santé / Prévoyance” vous permet d’accéder à vos fiches de paramétrage DSN et vos comptes rendus métier DSN.
• “Documents Santé / Prévoyance” remonte des documents d’informations.
• “Contrats Santé / Prévoyance” remonte la liste de vos contrats avec les documents associés.
• “Offres et services” vous renvoie vers tous les services inclus dans vos contrats et les solutions pour enrichir votre couverture.

La rubrique suivante concerne la Retraite.

• “Accès à mes services retraite” vous renvoie vers la page Univers Retraite.
• Sur la partie droite de la page d’accueil, retrouvez la “Gestion des entreprises” pour consulter, ajouter, supprimer des entreprises.
• “Gestion des utilisateurs” et “Gestion des experts-comptables et tiers déclarants” pour consulter, ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs, des experts-comptables et tiers déclarants.

Vous pouvez également retrouver ces rubriques de la partie “Administration du compte” en raccourcis directement depuis “Menu” juste en dessous de votre nom.

Univers Santé et Prévoyance.

Dans l’univers Santé, accédez à votre centre de gestion, retrouvez vos contrats et la fiche de paramétrage DSN. 

Dans l’univers Prévoyance, accédez à votre centre de gestion, retrouvez vos contrats, vos documents et la fiche de paramétrage DSN.

Univers Retraite.

Dans l’univers Retraite, depuis la rubrique “Accès à mes services”, accédez à l’ensemble des services de l’AGIRC-ARRCO. Retrouvez les conditions d’adhésion AGIRC-ARRCO, les avis de mise en recouvrement et fiabilisez vos DSN…

• L’aide à la codification DSN Retraite a pour vocation de vous aider à paramétrer les données de vos salariés, dans votre logiciel de paie, afin d'établir la DSN destinée à l'AGIRC-ARRCO.
• La date limite de déclaration vous envoie sur le calendrier des déclarations publiées par net-entreprises.fr.
• La date limite de paiement vous renvoie vers une page d’explication relative aux modalités des cotisations de retraite complémentaire.
• « Payer en ligne » vous renvoie sur Cotizen qui vous permet de payer toutes vos cotisations de retraite complémentaire, sur une seule et même plateforme.
• « Informations et conseils pour mes salariés » vous renvoie vers une page d’explication relative à des informations pouvant aider vos salariés à préparer le départ à la retraite.
• « Action sociale pour mes salariés » vous renvoie vers une page d’explication sur les solutions de l’Action sociale Retraite pour vos salariés. 

Vous pouvez désormais naviguer sur votre espace client !

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Titre de la vidéo : Espace client Entreprise - Multi SIREN

Page d'accueil pour plusieurs entreprises.

Dans le cas où vous gérez plusieurs entreprises sur le même compte, une liste déroulante “SIREN - Raison sociale” s’affiche, ainsi vous pouvez choisir l’entreprise que vous souhaitez gérer.

Sur la partie droite de la page d’accueil, retrouvez la “Gestion des entreprises” pour consulter, ajouter, supprimer des entreprises. “Gestion des utilisateurs” et “Gestion des experts-comptables et tiers déclarants” pour consulter, ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs, des experts-comptables et tiers déclarants.

Vous pouvez également retrouver ces rubriques de la partie “Administration du compte” en raccourcis directement depuis “Menu” juste en dessous de votre nom.

Pour un utilisateur qui est collaborateur, lorsqu’il se connectera sur son compte, il pourra accéder à la “Gestion des entreprises” avec le ou les SIREN qui lui sont affectés, mais il n’aura pas les droits pour ajouter, ni supprimer une entreprise. De même pour la “Gestion des utilisateurs”, il pourra consulter la liste, mais ne pourra pas ajouter, ni modifier, ni supprimer d’utilisateurs, hormis son propre compte.

Gestion des entreprises : ajouter une entreprise.

Seul le profil administrateur peut ajouter et gérer une nouvelle entreprise.

• Cliquez sur la rubrique “Gestion des entreprises”.
• Sur cette page, cliquez sur le bouton “Ajouter une entreprise”.
• Une fois sur le formulaire, renseignez le SIREN de l’entreprise que vous souhaitez ajouter.
• Vous arrivez ensuite, à une étape de certification. 
• Pour des raisons de confidentialité, saisissez votre identifiant numéro entreprise que vous retrouverez sur les courriers de gestion ou sur la lettre d’accompagnement du certificat d’adhésion.
• Un message de confirmation apparaît.
• Vous pouvez vérifier que l’ajout a bien été effectué en regardant dans le tableau sur la page “Gestion des entreprises”.
• En cliquant sur l’icône “Œil”, vous arrivez sur la “Fiche de l’entreprise”. 
• Dans le premier onglet, vous retrouverez les informations concernant l’entreprise et dans le second, vous retrouverez la liste des établissements de l’entreprise.

Gestion des entreprises : supprimer une entreprise.

Seul le profil administrateur peut supprimer une entreprise.

• Rendez-vous sur la page “Gestion des entreprises”. 
• Il existe 2 façons de supprimer un SIREN : 
• Depuis le tableau de cette page, en cherchant la ligne de l’entreprise, puis en cliquant sur l’icône “Corbeille”, 
• Ou depuis la “Fiche de l’entreprise”, en cliquant sur “Supprimer” en bas à droite. 
• Une fois que vous avez cliqué sur l’un des boutons, confirmez la suppression.
• Un message de confirmation apparaît.

Gestion des utilisateurs et des experts-comptables : ajouter un utilisateur.

Seul le profil administrateur peut ajouter un nouvel utilisateur.

• Cliquez sur la rubrique “Gestion des utilisateurs”.
• Sur cette page, cliquez sur le bouton “Ajouter un utilisateur”.
• Une fois sur le formulaire, renseignez la civilité, le nom, le prénom, au moins un numéro de téléphone, l’adresse email et la fonction dans l’entreprise du nouvel utilisateur.
• À l’étape 2, choisissez le rôle de l’utilisateur. Attention, si vous choisissez “Administrateur”, le nouvel utilisateur aura exactement les mêmes droits que vous, c’est-à-dire, ajouter/supprimer des entreprises, ajouter/modifier/supprimer des utilisateurs. Dans le cas où vous choisissez “Collaborateur”, vous devrez définir ses habilitations : soit lui “Donner les droits sur l’ensemble du portefeuille”, c’est-à-dire sur toutes les entreprises, soit lui “Donner les droits manuellement”.
• Si vous cliquez sur “Donner les droits manuellement”, 2 tableaux apparaissent ci-dessous.
• Vous devrez sélectionner les entreprises que vous voulez attribuer à ce nouvel utilisateur, puis cliquer sur le bouton “Ajouter”. 
• Les entreprises que vous avez sélectionnées passent dans le tableau de droite.
• Enfin, cliquez sur le bouton “Valider”.
• Un message de confirmation apparaît et un mail est envoyé au nouvel utilisateur pour l’inviter à finaliser la création de son compte en personnalisant son mot de passe.
• Une fois que cet utilisateur se connectera, le statut “En attente d’acceptation” passera au statut “Ajouté”.

Gestion des utilisateurs et des experts-comptables : modifier un utilisateur.

Seul le profil administrateur peut modifier les informations, le rôle ou les habilitations d’un utilisateur.

• Cliquez sur la rubrique “Gestion des utilisateurs”. Sur cette page, cherchez la ligne correspondant à l’utilisateur que vous voulez modifier et cliquez sur l’icône “Crayon” pour éditer. 
• Une fois sur le formulaire, changez ce que vous souhaitez, puis validez. 
• Ici, nous allons modifier le rôle de l’utilisateur en administrateur. Désormais, vous pouvez créer autant d’administrateurs que vous souhaitez.
• Un message de confirmation apparaît.

Gestion des utilisateurs et des experts-comptables : déclarer un expert-comptable.

Seul le profil administrateur peut déclarer un expert-comptable.

• Rendez-vous sur la page “Gestion des utilisateurs et experts-comptables” et cliquez sur le bouton “Déclarer un expert-comptable”.
• Une fois sur le formulaire, renseignez la civilité, le nom, le prénom, au moins un numéro de téléphone, l’adresse email, le SIREN et la raison sociale de l’expert-comptable ou du tiers déclarant.
• À l’étape 2, définissez les habilitations de votre expert-comptable ou tiers déclarant : soit vous lui “Donner les droits sur l’ensemble du portefeuille”, c’est-à-dire sur toutes les entreprises. Soit vous lui “Donner les droits manuellement”. Enfin, cliquez sur le bouton “Valider”.
• Un message de confirmation apparaît et un mail est envoyé à l’expert-comptable ou au tiers déclarant. Dans le cas où ce dernier n’a pas de compte créé, le mail contiendra une invitation pour finaliser la création de son compte en personnalisant son mot de passe. Et dans le cas où il a déjà un compte, le mail l’informera sur votre déclaration et il devra accepter de gérer votre entreprise.
• Une fois que l’expert-comptable ou le tiers déclarant acceptera, le statut “En attente d’acceptation” passera au statut “Ajouté”.

Gestion des utilisateurs et des experts-comptables : supprimer un utilisateur.

Seul le profil administrateur peut supprimer un utilisateur.

• Rendez-vous sur la page “Gestion des utilisateurs et des experts-comptables”. 
• Il existe 2 façons de supprimer un utilisateur : 
• Depuis le tableau de cette page, en cherchant la ligne de l’utilisateur, puis en cliquant sur l’icône “Corbeille”, 
• Ou depuis la “Fiche de l’utilisateur”, dans l’onglet “Informations”, en cliquant sur “Supprimer” en bas à droite. 
• Une fois que vous avez cliqué sur l’un des boutons, confirmez la suppression.
• Un message de confirmation apparaît.

Vous pouvez désormais naviguer sur votre espace client !

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Titre de la vidéo : Création de compte - Entreprise KLESIA

Inscription à l'espace client

Entreprises, facilitez-vous la vie, activez votre espace client KLESIA. Simple et sécurisé, votre espace client est accessible depuis votre ordinateur, tablette ou téléphone.

Comment créer votre compte client ? C’est très simple ! Rendez-vous sur klesia.fr. Et cliquez sur « Espace client Entreprise & Exco ».

Cliquez sur « Se créer un compte ». 2 solutions s’offrent à vous. Avec Net-entreprises, c’est simple et rapide : Utilisez vos identifiants Net-entreprises pour vous connecter. 

Compte Klesia

Vous pouvez aussi créer votre compte client KLESIA, en 2 étapes.

Complétez le formulaire d’inscription. Les données recueillies sont confidentielles et sécurisées. Et saisissez les informations demandées pour certifier votre compte. Votre compte est créé ! Pour sécuriser votre compte et accéder à l’ensemble de vos services, n’oubliez pas de personnaliser vos questions secrètes.

Bienvenue sur votre espace client. Vous pouvez maintenant accéder à tous vos services et démarches en ligne.

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Titre de la vidéo : Espace client Entreprise - Vos démarches en ligne

Page d'accueil de l'espace client.

Votre entreprise est couverte en prévoyance ? Accédez à vos démarches en ligne depuis votre espace client. Sélectionnez le formulaire correspondant à votre demande. Accédez à la bibliothèque pour retrouver la documentation liée à vos services.

Formulaire de contact.

Prenons le formulaire de contact.

Chaque formulaire comporte plusieurs étapes indiquées sur une barre de progression. Certaines de vos coordonnées sont directement récupérées depuis votre compte client afin de simplifier votre démarche. Complétez les informations sur l’entreprise concernée. Ensuite, sélectionnez le domaine, thème, motif de votre demande. Et rédigez votre message. Vous avez la possibilité de joindre des documents. Enfin, relisez votre demande et corrigez-la si besoin, puis cliquez sur « Envoyer ». Un message de confirmation apparaît.

Un mail vous est envoyé pour vous confirmer la réception de votre demande.

Formulaire de demande de règlement de prestation : demande d'arrêt de travail.

Maintenant, prenons le formulaire dédié aux demandes de règlement de prestations.

Au fil des étapes, vous êtes orienté par des astérisques rouges, indiquant les champs obligatoires et pièces jointes requises. Certaines de vos coordonnées sont directement récupérées. Sur certains champs, une icône i est présente pour donner plus d’informations. Par exemple, le format attendu, où trouver l’information demandée, etc. Renseignez les informations de votre salarié, son type de contrat, la qualification de l’arrêt de travail et les attestations de salaire. Vous avez la possibilité d’enregistrer votre demande pour la reprendre plus tard. Une fois que vous avez tout complété, vous arrivez à l’étape de validation, qui récapitule l’ensemble des informations saisies. Si vous remarquez une erreur, vous pouvez retourner sur l’étape concernée pour la rectifier. Sinon, vous pouvez envoyer votre demande.

Un message de confirmation apparaît.

Un mail vous est envoyé pour vous confirmer la réception de votre demande.

Mes demandes

Vous pouvez retrouver et suivre toutes vos demandes dans la page « Mes demandes ». L’accès au suivi des demandes peut s’effectuer de deux manières différentes :

• Soit depuis « Mes demandes » à côté de votre nom. Une pastille orange vous indique le nombre de notifications.
• Soit depuis la rubrique « Mes demandes / Mes courriers » depuis la page d’accueil de votre espace client.

Statuts des demandes

Les demandes peuvent être affichées sous différents statuts : 

• À finaliser : ce sont les demandes que vous avez commencées et enregistrées en tant que brouillon, et que vous devez finaliser et envoyer.  
• Envoyée : ce sont les demandes que vous avez réalisées et que vous nous avez envoyées.
• En attente : ce sont les demandes analysées par les gestionnaires mais qui sont en attente d’un retour de votre part.
• En cours : ce sont les demandes prises en charge et en cours de traitement par les gestionnaires.
• Traitée : ce sont les demandes qui ont été traitées et qui sont clôturées.

Fil de discussion

Vous pouvez retrouver une demande à l’aide de la recherche avancée et filtrer les messages non lus à partir des onglets situés au-dessus de la liste des demandes.

Pour avoir plus de détails sur votre demande, cliquez dessus. Retrouvez le numéro de la demande et son statut, ainsi que l’historique des échanges. Vous pouvez compléter votre demande en écrivant un message et si nécessaire, joindre un ou plusieurs documents.

Pour revenir sur la page des demandes, cliquez sur « Retour ».

Mes courriers

Lorsqu’un nouveau courrier est disponible, vous recevez une notification par mail. Pour le consulter, cliquez sur « Mes courriers ».

Nouvelle demande

Vous pouvez créer une « Nouvelle demande ». En cliquant dessus, vous serez redirigé vers le catalogue de démarches en ligne.

Retour à l'espace client

Pour retourner sur la page d’accueil de votre espace client, cliquez sur le logo en haut à gauche de la page ou cliquez sur « Retour à mon espace client » depuis le menu déroulant en dessous de votre nom.

Vous pouvez désormais effectuer vos démarches en ligne ! 

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Titre de la vidéo : Connexion au compte - Entreprise KLESIA

Connexion au compte

Vous souhaitez vous connecter sur votre espace client KLESIA ? Rendez-vous sur klesia.fr et cliquez sur « Espace client Entreprise & Exco ». Si vous n’avez pas de compte, référez-vous à la vidéo « Création de compte Entreprise ».

Sinon, 2 solutions s’offrent à vous.

• Avec Net-entreprises, c’est simple et rapide : Utilisez vos identifiants Net-entreprises pour vous connecter. 
• Avec votre compte KLESIA : Saisissez votre identifiant et votre mot de passe. 

Identifiant oublié

Si vous avez oublié votre identifiant, cliquez sur « Identifiant oublié ? ». Renseignez le SIREN de votre entreprise, votre nom et prénom et cliquez sur « Se connecter ». Pour des raisons de sécurité, répondez à vos 3 questions secrètes et confirmez. Votre identifiant vous est restitué à l’écran.

Vous pouvez désormais vous connecter.

Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Renseignez l’adresse e-mail que vous avez choisie comme identifiant.

2 solutions s’offrent à vous pour réinitialiser votre mot de passe : 

• Recevoir un lien par email valide pendant 3 heures,
• Ou répondre à vos questions secrètes.

Puis choisissez un nouveau mot de passe, vérifiez qu’il respecte les critères de sécurité, ressaisissez le une deuxième fois et cliquez sur le bouton « confirmer ». Votre mot de passe a bien été changé.

Vous pouvez maintenant vous connecter à votre espace client. 

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à consulter notre FAQ en cliquant sur le point d’interrogation en haut à droite de la page.