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Vos besoins klé

Mentions légales et conditions générales et particulières d’utilisation

Sommaire

Mentions légales

EDITEUR DU SITE

Association de moyens KLESIA, association régie par la loi du 1er juillet 1901, enregistrée sous le numéro SIREN 752 610 147, dont le siège social est situé au 4 rue Georges Picquart – 75017 Paris - Tel : 01 58 57 00 00.

DIRECTEUR DE LA PUBLICATION

Christian Schmidt de la Brélie
Association de moyens KLESIA
4 rue Georges Picquart
75017 Paris

HÉBERGEUR

Le site est hébergé par OVH, société par actions simplifiée, dont le siège est 2 rue Kellermann - 59100 ROUBAIX enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 424 761 419, sauf pour ce qui concerne les pages se rapportant aux Espaces Client qui sont hébergées sur l’offre Cloud de Microsoft (Azure), dont les serveurs sont géographiquement localisés dans le centre d’hébergement de Microsoft en Europe de l’Ouest situé aux Pays Bas. L’hébergement est assuré par Microsoft Ireland Operations Limited (« Microsoft »), Block B, Atrium Building, Sandyford Industrial Estate, Carmanhall Road, Dublin 18, Irlande - +353 1850 940 940 (Pour plus d’informations, veuillez-vous référer à : http://azure.microsoft.com/fr-fr/

AUTORITÉ DE CONTROLE

Certaines entités du Groupe de protection sociale KLESIA sont soumises au contrôle de l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) - 4 place de Budapest - CS 92459 - 75436 Paris Cedex 09.

Conditions générales d'utilisation du site KLESIA.fr et des espaces clients

Définitions :

  • Administrateur : représentant légal ou Personne Habilitée ayant créé le compte d’une Entreprise Cliente ou d’un Expert-comptable au sein de l’Espace Client (Entreprise ou Expert-Comptable) ;
  • Entreprise Cliente : personne morale ayant un contrat en vigueur auprès de l’une des entités du groupe KLESIA ;
  • Erreur non substantielle : désigne une erreur non déterminante relative aux informations contenues sur le Site ou l’un des Espaces Client ou erreur portant sur des caractéristiques non essentielles du Site ou l’un des Espaces Client ;
  • Espaces Client : désigne l’Espaces Client « Particulier », l’Espace Client et « Entreprise » et l’Espace Client « Expert-comptable », accessible après identification de l’Utilisateur, et dont les conditions particulières d’utilisation sont précisées ci-après ;
  • Groupe KLESIA : désigne le groupe de protection sociale KLESIA et ses entités.
  • KLESIA : désigne l’Association de Moyens KLESIA ;
  • Personne Habilitée : personne disposant du pouvoir de représentation d’une Entreprise Client ou d’un cabinet d’Expertise-Comptable permettant la création d’un compte au sein d’un Espace Client (Entreprise ou Expert-Comptable) ;
  • Site : désigne le site Internet www.klesia.fr ;
  • Site Tiers : site édité par une entité n’appartenant pas au Groupe Klesia ;
  • Utilisateur : désigne toute personne identifiée ou non qui utilise le Site et/ou l'un des Espaces Client.

ARTICLE 1 : APPLICATION ET OPPOSABILITÉ DES CONDITIONS GÉNÉRALES ET PARTICULIÈRES D'UTILISATION

Les Conditions Générales fixent les règles applicables au Site et à l’ensemble des Espaces Client décrits ci-après. Les règles d’utilisation spécifiques à chacun des Espaces Client sont énoncées dans les Conditions Particulières de chacun des Espaces concernés.

Les Conditions Générales et Particulières d’Utilisation du Site et des Espaces Client sont accessibles en permanence sur le Site et les Espaces Client. Elles complètent les Mentions Légales.

L’utilisation du Site par les Utilisateurs vaut acceptation pleine et entière des Conditions Générales d’Utilisation.

Concernant les Conditions Particulières des Espaces Client, l’Utilisateur manifeste son acceptation expresse en cochant la case correspondante lors de la création de son compte :

  • « J’accepte les Conditions Particulières d’Utilisation de l’Espace Client » ;

KLESIA se réserve le droit de modifier les Conditions Générales et Particulières d'Utilisation à tout moment.

Le fait que KLESIA ne se prévale pas de l'une des quelconques dispositions des Conditions Générales et/ou Particulières d’Utilisation ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l'une quelconque desdites Conditions.

En cas de non-respect des présentes Conditions Générales d'Utilisation par l’Utilisateur, l’accès à son Espace Client pourra être suspendu ou supprimé par KLESIA.

ARTICLE 2 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le Site internet www.klesia.fr ainsi que les Espaces Clients KLESIA sont la propriété exclusive de KLESIA. 

Il est interdit de télécharger le Site et les Espaces Clients. Tous les éléments, notamment les textes, images fixes ou animées, photographies, illustrations, sons, musiques, et tout autre élément mis en ligne sur le Site et les Espaces Clients sont, sauf mentions particulières, la propriété exclusive de KLESIA ou de ses partenaires.

L'ensemble de ces éléments est soumis au Code de la Propriété Intellectuelle, et notamment aux articles L. 122-4 et suivants du Code. A ce titre, le Site et les Espaces Clients sont protégés contre toute utilisation non autorisée par la loi ou les présentes Conditions Générales et Particulières d’Utilisation. Par conséquent, il est interdit de reproduire, copier, modifier, transmettre, diffuser, même partiellement, sur tout type de support existant ou à venir, l'un des éléments figurant sur le Site et les Espaces Client, sans le consentement préalable et écrit de KLESIA.

Toute représentation totale ou partielle du Site ou des Espaces Clients, par quelque procédé que ce soit, sans l'autorisation expresse de KLESIA est interdite et constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. 

Le droit de reproduction des éléments contenus sur l'Espace Client est exclusivement destiné à un usage privé et personnel de l’Utilisateur concerné . Toute reproduction, représentation ou utilisation autorisée d'un élément constitutif du Site ou des Espaces Clients doit obligatoirement être accompagnée de la mention suivante : « KLESIA tous droits réservés ». 

Par ailleurs, les marques de KLESIA, des entités du groupe de protection sociale KLESIA et de ses partenaires, ainsi que les logos figurant sur le Site et les Espaces Client, sont des marques déposées. Toute reproduction totale ou partielle de ces marques ou logos, effectuée à partir des éléments du Site ou des Espaces Clients, sans l'autorisation expresse de KLESIA, est donc prohibée au sens de l'article L.713-2 du Code de la propriété intellectuelle.

Pour toute question, adressez votre message à webmaster@klesia.fr.

ARTICLE 3 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’ensemble des informations se rapportant à la protection des données à caractère personnel figure dans un espace dédié « Politique de protection des données à caractère personnel ».

ARTICLE 4 : INFORMATIONS ET RESPONSABILITÉ

Article 4.1 : Responsabilité vis-à-vis des informations contenues sur le Site et les Espaces Client.

Les informations contenues sur le Site et les Espaces Clients sont régulièrement mises à jour et n'ont qu'une valeur informative ou indicative.

KLESIA met tout en œuvre pour vérifier les informations publiées sur le Site et les Espaces Clients mais ne saurait être tenu pour responsable de l’interruption de l'accès au Site et aux Espaces Clients, des Erreurs non substantielles qui y seraient contenues et des dommages résultant de la navigation ou de l'utilisation du Site et des Espaces Clients par l’Utilisateur ou les tiers. Par conséquent, l’Utilisateur assume seul les risques qui pourraient naître de son utilisation du Site ou des Espaces Clients.

KLESIA ne prendra la responsabilité des dommages qui seront causés aux Utilisateurs ou aux tiers du fait de ses services que dans les limites prévues par la loi et faisant suite à un comportement intentionnel, à une négligence grave ou à une omission intentionnelle de la part de KLESIA.

Article 4.2 : Sites de tierces parties et liens hypertextes

Le Site et les Espaces Clients peuvent contenir des images et des liens hypertextes renvoyant l’Utilisateur vers des Sites Tiers. La connexion au présent Site ainsi qu'à tout Site Tiers est aux risques exclusifs de l’Utilisateur.

KLESIA n'exerce aucun contrôle sur le fonctionnement et le contenu des Sites Tiers, le fonctionnement et le contenu des liens hypertextes présentés sur les Sites Tiers ainsi que des modifications et/ou mises à jour qui leur sont apportées. Par conséquent, KLESIA ne donne aucune garantie quant à leur exactitude, leur exhaustivité et leur légalité.

L’accès aux Sites Tiers n’est proposé par KLESIA à l’Utilisateur que par commodité, et l'insertion de tout lien ne signifie pas l’existence d’une quelconque association entre KLESIA et les éditeurs des Sites Tiers. Il appartient donc à l’Utilisateur de consulter et de se conformer aux mesures de protection de la vie privée et aux conditions d'utilisation applicables sur chaque Site Tiers.

Enfin, KLESIA décline toute responsabilité en cas d'utilisation, d'exploitation ou de diffusion de tout ou partie des éléments contenus sur les Sites Tiers (en ce compris notamment les photographies, textes, chartes graphiques, marques et autres signes distinctifs).

ARTICLE 5 : MODIFICATION DU SITE ET DES ESPACES CLIENTS PAR KLESIA

À tout moment, KLESIA se réserve la possibilité de modifier ou supprimer le Site et/ou un ou plusieurs Espaces Clients, sans que les modifications ou suppressions éventuelles n'ouvrent droit ni à indemnité, dommage-intérêts ou obligation quelconque.

ARTICLE 6 : COOKIES

KLESIA vous informe que le présent Site utilise des cookies régis par les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Un bandeau informe l’Utilisateur lors de sa première visite sur le Site des modalités d'utilisation et d'activation des cookies. L’espace dédié « Cookies » permet d’obtenir d'avantages d'informations concernant les cookies et leur possible désactivation.

ARTICLE 7 : LOI ET JURIDICTION COMPÉTENTE

L’ensemble des contenus et informations du Site et des Espaces Client sont régis par la loi française. En cas de litige, et après l'échec de toute tentative de recherche d'une solution amiable, les tribunaux français seront seuls compétents pour connaître de ce litige.

ARTICLE 8 : ACCÈS AU SITE ET AUX ESPACES CLIENTS

KLESIA s'efforce de mettre en œuvre les moyens raisonnables pour permettre l'accès au Site et aux Espaces Client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sauf en cas de survenance d’un évènement de force majeure ou d'un événement hors du contrôle de KLESIA, et sous réserve des éventuelles pannes et interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement du Site et des Espaces Client. KLESIA n'est en aucun cas redevable d'une obligation de résultat en la matière.

Par ailleurs, KLESIA ne peut être tenu responsable de tout dysfonctionnement du réseau, des serveurs ou de tout autre élément échappant à son contrôle raisonnable, qui empêcherait ou limiterait l'accès au Site et aux Espaces Client.

KLESIA se réserve en outre le droit d'interrompre, de suspendre momentanément ou de modifier sans préavis l'accès à tout ou partie du Site ou des Espaces Client, afin d'en assurer la maintenance ou pour toute autre raison, sans que l'interruption ou la suppression des Espaces Clients KLESIA n'ouvre droit ni à indemnité, dommages-intérêts ou obligation quelconque.

Conditions particulières d'utilisation des espaces clients

Les informations contenues sur les Espaces Clients Particulier, Espace Client Entreprise et Espace Client Expert-Comptable sont fournies à titre indicatif.

Le bénéfice des fonctionnalités des Espaces Clients est accessible une fois le compte créé par l’Utilisateur et certifié par KLESIA.

Pour toute demande d'assistance relative à la création de compte, d’aide à la connexion ou de demande d’information quant au fonctionnement des Espaces Clients, nous invitons les Utilisateurs à solliciter KLESIA via notre formulaire de contact.

ARTICLE 1 - ESPACE CLIENT PARTICULIER

Article 1.1 : Objet de l'Espace Client Particulier

L'Espace Client Particulier a pour objet de mettre à la disposition des Utilisateurs un espace personnel leur permettant de consulter des données relatives aux contrats qu’ils ont conclus avec l'une des entités du Groupe KLESIA dans les domaines de la Santé, de la Prévoyance ou de la Retraite et d'accéder à diverses fonctionnalités en ligne comme :

  • Les documents, les services, les actualités, l’agenda,
  • Les services en ligne de l’agirc/Arrco
  • Les services en ligne des dénégataire de gestion
  • Les services en ligne des partenaires

L’Espace Client Particulier est ouvert à toute personne physique (i) ayant un contrat en vigueur auprès de l’une des entités du groupe KLESIA et/ou (ii) ayant la qualité de retraité d’une des institutions de retraite complémentaire du groupe KLESIA, à la date d’ouverture du compte.

La création d’un compte au sein de l’Espace Client Particulier est gratuite.

Le bénéfice des services accessibles via l’Espace Client Particulier est personnel et exclusivement ouvert à l’Utilisateur.

Article 1.2 : Création d'un compte au sein de l’Espace Client Particulier

L'accès à l'Espace Client Particulier nécessite la création d'un compte. Pour créer ce compte et accéder aux fonctionnalités en ligne que propose l’Espace Client, l’Utilisateur devra utiliser une adresse e-mail valide comme identifiant et choisir un mot de passe ainsi qu'une question secrète (permettant la récupération et la modification ultérieure du mot de passe).

L'identifiant et le code d'accès s'obtiennent par la procédure préalable détaillée ci-après :

  • Etape 1 : l’Utilisateur renseigne le formulaire d'inscription en utilisant la fonction « s'inscrire » sur la page de connexion et saisit une adresse email (futur identifiant de connexion) et choisit un mot de passe répondant aux critères de sécurité figurant sur le formulaire.
  • Etape 2 : KLESIA vérifie l'adresse email renseignée par l’Utilisateur en lui l'envoyant un email contenant un lien devant être activé par l’Utilisateur.
  • Etape 3 : l’Utilisateur active le lien transmis par KLESIA à l'adresse email indiquée. L’Utilisateur est invité à consulter ses courriers indésirables (spams) si nécessaire pour accéder à l’email d’activation.
  • Etape 4 : KLESIA doit ensuite réaliser la certification du compte qui s’effectuera, au choix de l’Utilisateur :
    • par une réponse à une question certifiante, c’est-à-dire une question portant sur une donnée suffisamment confidentielle permettant de s’assurer de l’identité de de l’Utilisateur, ou
    • par l’envoi d’un code de sécurité à usage unique valable 2 mois, adressé par voie postale, à l’adresse connue de l’Utilisateur. Une fois reçu, l’Utilisateur se connectera ensuite à l'Espace Client Particulier à l'aide de son identifiant et de son mot de passe, puis entrera le code de sécurité reçu par courrier.
  • Etape 5 : la dernière étape consiste à personnaliser les questions et réponses secrètes qui pourront être utilisées en cas d’oubli d’identifiant ou mot de passe

L’Utilisateur peut également, pour créer son compte, utiliser le système FranceConnect. Dans cette hypothèse, la création du compte s’effectue uniquement par le choix d’un mot de passe et la personnalisation des questions et réponses secrètes (étape 6).

Article 1.3 : Modification de l'identifiant ou du mot de passe

Il est possible de modifier son identifiant et/ou son mot de passe depuis l'onglet "Mon profil" en mode connecté :

  • Modifier son identifiant (son email) : pour cela, il est demandé à l’Utilisateur de saisir sa nouvelle adresse email en la confirmant ; un lien d'activation est envoyé par KLESIA sur cette nouvelle adresse que l’Utilisateur doit activer sous une heure pour que cette nouvelle adresse soit prise en compte.
  • Modifier son mot de passe : pour cela, il est demandé à l’Utilisateur de saisir son ancien mot de passe, de saisir le nouveau puis de le confirmer. La modification est prise en compte par une dernière étape qui est la réponse correcte à la question secrète choisie au moment de l'inscription à l'Espace Client Particulier.

Article 1.4 : Responsabilité de l’Utilisateur

L'identifiant, le mot de passe, le choix de la question secrète et de la réponse à celle-ci sont strictement personnels et confidentiels. L‘Utilisateur est entièrement responsable de la conservation et de l'utilisation de ces données.

ARTICLE 2 - ESPACE CLIENT ENTREPRISE

Article 2.1 : Objet de l'Espace Client Entreprise

L'Espace Client Entreprise a pour objet de mettre à la disposition des Entreprises Clientes un espace personnel leur permettant de consulter des données relatives aux contrats qu’elles ont conclus avec l'une des entités du Groupe KLESIA dans les domaines de la Santé, de la Prévoyance ou de la Retraite et d'accéder aux fonctionnalités suivantes :

  • Consultation ou modification de leurs données personnelles et
  • Consultation de leurs contrats et différents documents et courriers sortants
  • Consultation de leurs fiches de paramétrage DSN
  • Gestion de leur tiers déclarant
  • Gestion des sous-comptes pour les collaborateurs
  • Accès à la vitrine commerciale
  • Accès à la plateforme des services ouverts à l’Entreprise Cliente en considération du contrat conclu avec l’une des entités du Groupe KLESIA
  • Accès aux sites des différents partenaires

L’Espace Client Entreprise est ouvert à toute personne morale ayant un contrat en vigueur auprès de l’une des entités du groupe KLESIA à la date d’ouverture du compte.

La création d’un compte au sein de l’Espace Client Entreprise est gratuite.

Article 2.2 : Création d'un compte Espace Client Entreprise

L'accès à l'Espace Client Entreprise nécessite la création d'un compte Client Entreprise par le représentant légal de l'entreprise ou par une Personne habilitée.

Le représentant légal de l'entreprise ou la Personne Habilitée qui créera le compte au sein de l'Espace Client Entreprise sera considéré comme l’« Administrateur » du compte. L’Administrateur dispose d’un accès à toutes les fonctionnalités décrites au point 2.1.. Le compte d’une Entreprise Cliente ne peut disposer que d’un Administrateur. Ce dernier pourra céder sa qualité d’Administrateur à l’un des collaborateurs à qui un sous-compte aura été créé (voir 2.3.), qui deviendra alors le nouvel Administrateur en son lieu et place. Dans cette hypothèse, il lui appartient, sous sa responsabilité, de vérifier que ce collaborateur répond à la qualité de Personne Habilitée.

Les étapes pour créer un compte et accéder aux fonctionnalités en ligne sont les suivantes :

  • Etape 1 : l’Administrateur complètera le numéro SIREN de l’Entreprise Cliente. Il complètera ensuite un formulaire d'inscription, et précisera notamment son adresse email et choisira un mot de passe répondant aux critères de sécurité figurant sur le formulaire.
  • Etape 2 : l’Administrateur recevra à l’adresse email renseignée un email d'activation contenant un lien. L’Administrateur est invité à consulter ses courriers indésirables (spams) si nécessaire pour accéder à l’email d’activation. A noter que ce lien n'est valable que 48 heures. Son adresse email constitue son identifiant.
  • Etape 3 : KLESIA doit ensuite réaliser la certification du compte qui s’effectuera, au choix de l’Administrateur :
    • par une réponse à une question certifiante, c’est-à-dire une question portant sur une donnée suffisamment confidentielle permettant de s’assurer de l’identité de l’Entreprise Cliente, ou
    • par l’envoi d’un code de sécurité à usage unique valable 2 mois, adressé par voie postale, à l’adresse du siège social de l’Entreprise Cliente. Une fois reçu, l’Administrateur se connectera ensuite à l'Espace Client Entreprise à l'aide de son identifiant et de son mot de passe, puis entrera le code de sécurité reçu par courrier.
  • Etape 4 : Une fois le compte certifié, l’Administrateur devra personnaliser des questions et réponses secrètes qu’il utilisera en cas de perte de son identifiant ou mot de passe.

L’Administrateur peut également, pour créer le compte de l’Entreprise Cliente, utiliser le système NetEntreprise. Dans cette hypothèse, la création du compte s’effectue uniquement par le choix d’un mot de passe (étape 2) et la personnalisation des questions et réponses secrètes (étape 6).

Article 2.3 : Ouverture de droits

Une fois le compte Espace Client Entreprise créé par l’Administrateur, celui-ci peut ouvrir des droits à d'autres personnes :

  • Soit un salarié ou un tiers à l’Entreprise Cliente, considéré comme le collaborateur de cette dernière ; le collaborateur aura alors accès à un sous-compte de celui créé par l’Administrateur, comprenant l’accès à l’ensemble des fonctionnalités décrites au point 2.1. à l’exception de la gestion des sous-compte et de la gestion du tiers déclarant (mode collaborateur) ;
  • Soit un tiers déclarant, tel qu’un Expert-comptable ; ce dernier pourra alors via son propre Espace Client Expert-Comptable (voir article 3) avoir accès à l’ensemble des données du compte de l’Entreprise Cliente en mode consultation (vision miroir).

L’Administrateur exerce cette faculté sous son entière responsabilité. KLESIA ne procède à aucune vérification portant sur les personnes habilitées à accéder au compte de l’Entreprise Cliente. En aucun cas, KLESIA ne saurait être responsable des éventuelles conséquences d'une telle ouverture de droits.

À tout moment, l’Administrateur peut supprimer un sous-compte ou l’accès à un tiers déclarant.

  1. Ouverture des droits « collaborateurs »

    Les étapes pour activer un sous-compte au profit d’un collaborateur sont les suivantes :

    • Etape 1 : l’Administrateur ouvre un compte Espace Client Entreprise (voir article 2.2. ci-dessus).
    • Etape 2 : l’Administrateur créé des sous-comptes pour ses collaborateurs via la page « Accès supplémentaire ».
    • Etape 3 : le collaborateur reçoit une invitation par email lui notifiant l'ouverture d’un sous-compte ; l’Administrateur devra inviter le collaborateur à consulter ses courriers indésirables (spams) si nécessaire pour accéder à l’email d’activation.
    • Etape 4 : en cliquant sur le lien contenu dans l’email, le collaborateur pourra créer un mot de passe et accéder au compte de l’Entreprise Cliente au sein de l'Espace Client Entreprise. Le lien unique non cessible est à durée d’utilisation limitée.
  2. Ouverture des droits tiers déclarant (« Expert-Comptable »)

    Les étapes pour activer un accès au profit d’un tiers déclarant (Expert-comptable) sont les suivantes :

    • Etape 1 : l’Administrateur ouvre un compte Espace Client Entreprise (voir article 2.2. ci-dessus) ;
    • Etape 2 : l’Administrateur créé un accès au tiers déclarant (expert-comptable) via la page « Mon Expert-Comptable » ;
    • Etape 3 : l’Expert-comptable reçoit une invitation par email l’invitant à accepter la mise en relation ;
    • Etape 4 : si l’Expert-comptable ne dispose pas déjà d’un Espace Client Expert-Comptable, il sera invité à créer cet espace (voir point 3) avant d’accepter la mise en relation.

L’Expert-comptable peut également, s’il dispose d’un Espace Client Expert-Comptable, solliciter l’Entreprise Cliente afin d’obtenir un accès aux données du compte de cette dernière.

KLESIA ne pourra être tenu responsable de l’accès au compte d’une Entreprise Cliente au sein de l’Espace Client par un Expert-comptable agissant au nom et pour le compte de l’Entreprise Cliente pour laquelle il a été mandaté. L’Entreprise Cliente demeure responsable de l’autorisation d’accès qu’elle délivre à son Expert-Comptable et doit à ce titre s’assurer de la confidentialité des données associées à un tel accès.

Article 2.4 : Responsabilité des Utilisateurs

L'accès aux fonctionnalités de l’Espace Client est réservé à l’Entreprise Cliente au travers des Utilisateurs habilités (Administrateur, collaborateurs ainsi qu’au tiers déclarant habilités par l’Administrateur).

Les identifiants, les mots de passe, le choix de la question secrète et de la réponse à celle-ci sont strictement personnels et confidentiels. Les Utilisateurs sont entièrement responsables de la conservation et de l'utilisation de ces données.

Article 2.5 : DSN

Il appartient à l’Entreprise Cliente, par l’intermédiaires de ses Utilisateurs habilités, sous sa seule responsabilité, de mettre en œuvre la Déclaration Sociale Nominative (ci-après « DSN ») au sein de son entreprise et, à ce titre, de contrôler et de vérifier les éléments fournis par KLESIA sur les fiches de paramétrage DSN, conformément aux dispositions de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives de simplification et des décrets qui lui sont applicables.

ARTICLE 3 - ESPACE CLIENT EXPERT-COMPTABLE

Article 3.1 : Objet de l'Espace Client Expert-comptable

L'Espace Client Expert-Comptable a pour objet de mettre à la disposition des tiers déclarant (expert-comptable) un espace personnel leur permettant aux fonctionnalités suivantes :

  • Gestion du portefeuille de ses clients (voir point 3.5.)
  • Gestion des collaborateurs
  • Abonnement aux Newsletters
  • Abonnement à l’actualités spécifiques

L’Espace Client Expert-Comptable est ouvert à toute entreprise d’expertise-comptable après invitation d’une Entreprise Cliente disposant d’un compte ouvert au sein de l’Espace Client Entreprise (compte certifié)

La création d’un compte au sein de l’Espace Client Expert-Comptable est gratuite.

Article 3.2 : Création d'un compte Espace Client Expert-Comptable

L'accès à l'Espace Client Expert-Comptable nécessite la création d'un compte initié par la réception d’une invitation de l’Administrateur d’une Entreprise Cliente.

Le représentant légal du cabinet ou la Personne Habilitée qui créera le compte au sein de l'Espace Client Expert-Comptable sera considéré comme l’« Administrateur » du compte. L’Administrateur dispose d’un accès à toutes les fonctionnalités décrites au point 3.1.. Le compte d’une Entreprise Cliente ne peut disposer que d’un Administrateur. Ce dernier pourra céder sa qualité d’Administrateur à l’un des collaborateurs à qui un sous-compte aura été créé, qui deviendra alors le nouvel Administrateur en son lieu et place. Dans cette hypothèse, il lui appartient, sous sa responsabilité, de vérifier que ce collaborateur répond à la qualité de Personne Habilitée.  

Les étapes pour créer un compte et accéder aux fonctionnalités en ligne sont les suivantes :

  • Etape 1 : Après avoir reçu une invitation d’une Entreprise Cliente, l’Administrateur pourra compléter un formulaire d'inscription, et précisera notamment son adresse email et un mot de passe répondant aux critères de sécurité figurant sur le formulaire.
  • Etape 2 : l’Administrateur recevra à l’adresse email renseignée un email d'activation contenant un lien lui permettant d’activer son compte. L’Administrateur est invité à consulter ses courriers indésirables (spams) si nécessaire pour accéder à l’email d’activation. A noter que ce lien n'est valable que 48 heures. Son adresse email constitue son identifiant.
  • Etape 3 : L’Administrateur se connectera ensuite à l'Espace Client à travers le lien d’activation reçu, et renseignera son identifiant et son mot de passe, permettant ainsi la validation de son compte ;
  • Etape 4 : Une fois le compte validé, l’Administrateur devra personnaliser des questions et réponses secrètes qu’il utilisera en cas de perte de son identifiant ou mot de passe.

Article 3.3 : Ouverture de droits

Une fois le compte Espace Client Expert-Comptable créé par l’Administrateur, celui-ci peut ouvrir des droits à d'autres personnes du cabinet, considéré comme le collaborateur du cabinet d’expertise comptable. Le collaborateur aura alors accès un sous-compte de celui créé par l’Administrateur, comprenant l’accès à l’ensemble des fonctionnalités décrites au point 3.1., à l’exception de la gestion des sous-compte (mode collaborateur) ; l’Administrateur pourra définir le périmètre des Entreprises Clientes auquel le collaborateur aura accès (gestion du portefeuille clients).

L’Administrateur exerce cette faculté sous son entière responsabilité. KLESIA ne procède à aucune vérification portant sur les personnes habilitées à accéder au compte de l’expert-comptable. En aucun cas, KLESIA ne saurait être responsable des éventuelles conséquences d'une telle ouverture de droits.

À tout moment, l’Administrateur peut supprimer un sous-compte Il peut également modifier le périmètre des Entreprises Clientes auquel les collaborateurs ont accès.

Les étapes pour activer un sous-compte au profit d’un collaborateur sont les suivantes :

  • Etape 1 : l’Administrateur ouvre un compte Espace Client Expert-Comptable (voir 3.2.) ;
  • Etape 2 : l’Administrateur créé des sous-comptes pour ses collaborateurs via la page « Accès supplémentaire » ;
  • Etape 3 : le collaborateur reçoit une invitation par email lui notifiant l'ouverture d’un sous-compte et le périmètre des Entreprises Clientes auquel il aura accès. L’Administrateur devra inviter le collaborateur à consulter ses courriers indésirables (spams) si nécessaire pour accéder à l’email d’activation.
  • Etape 4 : en cliquant sur le lien contenu dans l’email, le collaborateur pourra créer un mot de passe et accéder au compte du cabinet au sein de l'Espace Client Expert-Comptable. Le lien est valable 3 semaines.

Article 3.4 : Responsabilité des Utilisateurs

L'accès aux fonctionnalités de l’Espace Client est réservé au cabinet d’expertise comptable au travers des Utilisateurs habilités (Administrateur, collaborateurs habilités par l’Administrateur).

Les identifiants, les mots de passe, le choix de la question secrète et de la réponse à celle-ci sont strictement personnels et confidentiels. Les utilisateurs sont entièrement responsables de la conservation et de l'utilisation de ces données.

Article 3.5 : Accès en qualité de tiers déclarant aux comptes des Entreprises Clientes (vision miroir)

L’Expert-comptable a la possibilité d’accéder à l’Espace Client Entreprise des Entreprises Clientes faisant partie de son portefeuille de gestion. Cette fonctionnalité (vision miroir), lui permet d’accéder aux informations figurant dans les comptes des Entreprises Clientes de son portefeuille. Il peut notamment modifier les informations de contacts des Entreprises Clientes faisant partie de son portefeuille de gestion.

Cet accès nécessite préalablement la création d’un compte par l’Expert-comptable au sein de l’Espace Client Expert-Comptable. Il est précisé que cette création requiert la réception d’une invitation par une Entreprise Cliente (voir 3.2).

Une fois son compte créé, l’Expert-comptable pourra accéder aux comptes des Entreprises Clientes pour lesquelles il a été mandaté en qualité d’Expert-comptable : pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle, il devra au préalable requérir ou obtenir l’autorisation de l’Entreprise Cliente concernée, qui est seule en mesure de lui octroyer ce droit d’accès.

À tout moment, l’Expert-comptable a la possibilité de refuser et supprimer cet accès. En pareil cas, il ne pourra plus accéder au compte de l’Entreprise Cliente concernée à travers son propre compte au sein de l’Espace Client Expert-Comptable.