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Questions réponses

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Quels sont les champs d'intervention de l'Action Sociale et comment mettre en place de l'information ou des actions de prévention auprès des salariés ?

Nos équipes sociales sont à votre disposition pour vous présenter les missions de l'Action Sociale KLESIA et vous faire bénéficier de leur expertise et de leur réseau de partenaires sur les sujets qui touchent vos salariés au quotidien : prévention, handicap, aide aux aidants,  accompagnement d'un parent vieillissant…

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Quelles aides sont proposées aux salariés qui prennent soin au quotidien d'un proche dépendant du fait de la maladie, de l'âge ou du handicap ?

L'Action Sociale KLESIA soutient les aidants de proches dépendants du fait de la maladie de l'âge ou encore du handicap par plusieurs dispositifs : écoute, information, solutions de répit aide au quotidien, solutions de répit, dispositifs de vacances, lieux de parole et d'échanges, accès aux droits…. Les équipes sociales accompagnent le salarié concerné et peuvent lui recommander des partenaires sur sa région, et, selon la situation, lui apporter une aide fiancière.

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Quelle aide peut être apportée aux salariés faisant face à une difficulté d'ordre financier ou social ?

L'Action Sociale KLESIA peut aider le salarié à surmonter cette difficulté dans le cadre d'un accompagnement global - écoute, conseil sur les démarches à mener, accompagnement social, mise en oeuvre des solutions, information sur les droits, aide financière.

Des aides financières peuvent être allouées après une étude globale de la situation. Elles revêtent un cartacère exceptionnel.

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Je crée mon entreprise, quelles sont les démarches à effectuer ?

Vous souhaitez créer votre entreprise ? Vous allez devenir entrepreneur quelle que soit votre activité, la forme juridique de votre entreprise ou la taille de votre entreprise ! Pour mettre toutes les chances de votre côté, il faut vous y préparer !

Quelle que soit sa forme juridique (société, structure individuelle) et son secteur d'activité (industrie, commerce, services, agriculture) vous devez adhérer à une caisse de retraite Arrco et à une caisse de retraite Agirc d'un même groupe paritaire de protection sociale. Même si votre entreprise démarre son activité sans salarié.

Plus d'informations sur Agirc-Arrco.fr

Je dois changer de caisse de retraite du fait d'une transformation juridique de mon entreprise. Quelles sont les démarches à effectuer ?

La date limite pour effectuer le changement est généralement le 31 décembre de l'année suivant celle où est survenu l'événement juridique.

Plus d'informations sur Agirc-Arrco.fr

Quels sont les paramètres de cotisations ?

Toutes les sommes versées au salarié, les salaires et gains, les indemnités de congés payés, les indemnités, primes, gratifications et autres avantages sont soumis à cotisations.

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Je règle mes cotisations via la DUCS. Comment retrouver mes codifications ?

KLESIA met à votre disposition un outil d'assistance au paramétrage des logiciels de paie facilitant vos déclarations de cotisations.

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Je souhaite imputer mon solde créditeur sur mes cotisations dues, est-ce possible ?

Vous ne devez pas déduire le crédit de vos cotisations. Vous n'avez pas à formuler de demande de remboursement, il est effectué automatiquement dans un délai maximum de 3 mois, après la notification du solde.

Qui est concerné par la mensualisation des cotisations retraite ?

Le versement mensuel des cotisations devient obligatoire dans les régimes de retraite complémentaire à partir du 1er janvier 2016 pour les entreprises de plus de 9 salariés. C'est un accord national interprofessionnel signé le 13 mars 2013 par les partenaires sociaux qui gèrent les régimes de retraite complémentaire Agirc et Arrco qui est à l'origine de cette décision.

Puis-je changer de périodicité de paiement des cotisations en cours d'année ?

Non, le changement de périodicité du paiement des cotisations se fait uniquement en début d'année civile.

Où puis-je trouver des informations sur la DSN ?

Vous trouverez de nombreuses informations dans notre rubrique DSN.

Les sites www.dsn-info.fr ainsi que www.net-entreprises.fr regroupent l'ensemble des informations liées à la DSN.

Quels sont les prérequis à la mise en place de la DSN ?

En tant qu'entreprise ou tiers déclarant, vous devez vous assurer que :

  • Votre logiciel gérant la paie et permettant de produire un fichier DSN est conforme au cahier technique de la norme de référence NEODeS (la liste des éditeurs est disponible sur le site www.dsn-info.fr)
  • Vous êtes inscrit à la DSN sur le site net-entreprises.fr
  • Votre numéro Siret est reconnu par le système DSN en utilisant le service "DSN contrôle Siret" mis à disposition sur net-entreprises.fr
  • Paramétrer votre logiciel de paie suite à la transmission de la fiche de paramétrage par le gestionnaire des cotisations (KLESIA si gestion directe ou délégataire de gestion en charge des cotisations)

Vous devez ensuite envoyer une première DSN en mode test pour vous assurer que les éléments transmis respectent bien les contrôles prévus. Dès que la DSN de test est validée, elle peut adresser la première DSN en mode "réel".

A quoi sert la fiche de paramétrage DSN ? Est-elle indispensable ?

La fiche de paramétrage DSN  n'est utilisée que pour les couvertures Prévoyance & Santé des Organismes Complémentaires (OC).  Elle contient les éléments nécessaires au paramétrage de votre logiciel de paie, afin que KLESIA puisse recevoir et traiter votre DSN.

Elle est indispensable car dans l'hypothèse de codes erronés la DSN ne sera pas correctement intégrée par Klesia et les informations y figurant ne pourront être traitées correctement.

J'ai perdu mon identifiant ou mon mot de passe

Vous pouvez utiliser le formulaire mis à votre disposition sur la page d'accueil de votre Espace client, en cliquant sur le lien dédié.

Comment faire pour créer mon espace client entreprise ?

1 - Je clique sur « Créer votre compte » sur la page de connexion

2 - Je renseigne le formulaire d'inscription (Numéro de SIREN)

3 - Je saisis mes informations personnelles et mon adresse email qui me serviront d'identifiants.

4 - Je reçois de KLESIA un email de validation d'inscription, et je clique sur le lien transmis. Ce lien renvoie vers la page de création de mon espace. Je peux alors créer un mot de passe. Attention cette action doit être effectuée dans les 48 heures, sinon je serai contraint de renouveler mon inscription. 

5 - A la 1ère connexion, je saisis mon identifiant et mon mot de passe puis je valide. Je saisis ensuite le code à usage unique reçu par courrier (dans les 3 jours ouvrés) après l'activation du compte, pour accéder à votre Espace Client.

Je suis désormais connecté(e) à mon Espace Client !        

Retrouvez ces instructions d'aide à la connexion sur votre espace client.

Je suis tiers déclarant et gère plusieurs entreprises dans mon portefeuille. Dois-je créer un mot de passe pour chaque entreprise ?

Non uniquement pour la première entreprise qui vous donnera les droits d'accès. Pour les entreprises suivantes, le fait de cliquer sur le lien reçu par email vous donnera accès à toutes les autres délégations. Connectez-vous simplement avec vos codes identifiants.

Je suis tiers déclarant, comment faire pour acceder aux espaces clients de mes entreprises ?

Afin de vous permettre d'accéder à ces services en ligne, les entreprises clientes de votre portefeuille doivent passer par une étape d'inscription et vous ouvrir des droits à leur espace sécurisé.

Sans cette étape intermédiaire vous ne pourrez pas bénéficier des différentes fonctionnalités de l'Espace.


INSCRIPTION DE L'ENTREPRISE ADHÉRENTE

1 - Cliquer sur « Créer votre compte » (https://www.klesia.fr/web/professionnels/creation-de-votre-compte) sur la page de connexion

2 - Renseigner le formulaire d'inscription (Numéro de SIREN)

3 - Saisir ses informations personnelles et son adresse email qui lui serviront d'identifiants.

4 - Réception d'un email de validation d'inscription de Klesia, et cliquer sur le lien transmis. Ce lien renvoie vers la page de création de l'espace. L'entreprise peux alors créer un mot de passe. Attention cette action doit être effectuée dans les 48 heures, sinon elle sera contrainte de renouveler son inscription.

5 - A la 1ère connexion, saisir son identifiant et son mot de passe puis  valider. Saisir ensuite le code à usage unique reçu par courrier (dans les 3 jours ouvrés) après l'activation du compte, pour accéder à l'Espace Client.

Elle devra par ailleurs accéder à la rubrique « Gestion des comptes » pour vous ouvrir des droits à leur espace.


ACTIVATION DE VOTRE COMPTE

Vous recevrez alors instantanément, une invitation par courriel notifiant l'ouverture des droits. En cliquant sur le lien vous pourrez créer un mot de passe et accéder à l'Espace Client. 

Vous disposerez d'un délai de 3 semaines pour activer votre compte sur l'Espace Client.

Quels sont les délais pour mon inscription ?

Rappel des délais : 

  • si vous êtes une entreprise, le lien contenu dans l'email de validation et qui vous permet de confirmer votre identifiant est valable 48 heures,
  • par contre si vous ouvrez des droits à un tiers, le lien qu'il recevra par email pour confirmer son identifiant sera valable 2 semaines,
  • le code à usage unique envoyé par courrier après la création du mot de passe vous parvient sous un délai de 3 à 5 jours ouvrés,
  • si vous n'avez pas reçu votre code à usage unique sachez qu'il peut être regénéré toutes les 72 heures,
  • une fois généré le code OTP est valable 2 mois. Veuillez noter que le code à usage unique sert à la certification de votre compte. A ne pas confondre avec votre mot de passe que vous allez créer à la fin de votre inscription.
Quelles sont les pièces à fournir en cas d'arrêt de travail ?

La «demande de règlement de prestations Incapacité de travail-Invalidité» (document remis et pré-rempli par votre employeur) complétée ainsi que les bordereaux (ou copie) de la Sécurité sociale correspondant à la période indemnisée.

Cas particuliers temps partiel pour raison médicale, adressez-nous une attestation mentionnant, mois par mois :

  • le salaire brut correspondant à l'activité à temps partiel,
  • le salaire brut qui aurait été versé en cas de travail à temps complet.
Quelles sont les pièces à fournir en cas d'invalidité ?
  • une "Demande de règlement de prestations Incapacité - Invalidité" (document remis et pré-rempli par votre employeur) complétée.
  • une photocopie de la notification de la décision délivrée par la Sécurité sociale, une photocopie des justificatifs de paiement de la rente par la Sécurité sociale.
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