Vos besoins klé

Publié le 21/06/2021

URSSAF – Inspection du travail : quel est leur véritable droit d’accès aux documents ?

  • Le point de vue de l'expert - Cabinet Barthélémy Avocats associés

La règle est connue, les agents de contrôle bénéficient d’un droit d’entrée dans tout établissement où sont applicables les règles précisées ci-dessous afin d’y assurer la surveillance et les enquêtes dont ils sont chargés.


Ils peuvent, à cette occasion, demander aux personnes employées dans ces établissements de justifier de leur identité et de leur adresse. Au cours de leur visite ils ont qualité pour se faire présenter l’ensemble des livres, registres et documents rendus obligatoires par une disposition légale relative au travail.

Les principes pour un contrôle de l’Inspection du travail

  • Selon la Cour de cassation, l’accès aux documents est limité aux documents dont la tenue est rendue obligatoire par la Loi. Il en résulte, par exemple, que l’employeur peut refuser de présenter des fiches d’appréciation des salariés à un inspecteur du travail saisi d’une plainte pour discrimination syndicale.

Un accès « quel qu’en soit le support » : certains articles du code du travail précisent que les agents de contrôle peuvent se faire communiquer « quel qu’en soit le support » tous documents ou tout élément d’information utile à la constatation de faits susceptibles de vérifier le respect de l’application de la loi. Il en est ainsi en matière de recherche contre les discriminations ou contre l’entrave au droit syndical ou encore en matière d’égalité professionnelle ou de prévention du harcèlement.

  • Le travail qualifié d’illégal (travail dissimulé, prêt illicite de main d’œuvre, emploi non autorisé d’étrangers,...) est une autre illustration de l’obligation de communication d’informations. Ainsi, selon l’article L 8113-5-1 du code du travail, les agents de contrôle peuvent obtenir au cours de leurs visites «communication de tous documents comptables ou professionnels ou tout autres élément d’information propre à faciliter l’accomplissement de leur mission» et ils peuvent également en prendre copie immédiate «par tous moyens» et sur « tout support ».
  • Ce même article précise également que « pour la communication des données informatisées, ils ont accès au logiciel et aux données stockées ainsi qu’à la restitution en clair des informations propres à faciliter l’accomplissement de leur mission. Il peut en demander la transcription par tous traite¬ment approprié des documents directement utilisables pour les besoins du contrôle ». Selon l’article L 8113-5-2 du Code du travail, le secret professionnel ne peut être opposé à la communication de tous documents en matière d’infractions constitutives de travail illégal.
  • Selon enfin l’article L 8113-6, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues, les entreprises dans les limites déterminées par des textes réglementaires peuvent déroger à la conservation des bulletins de paye et à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à des moyens informatiques. Dans ce cas , le support est conçu et tenu de façon à obtenir sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération toutes les mentions obligatoires et le support doit être conservé dans les mêmes conditions que le registre auquel il se substitue ; en cas de traitement automatisé de données nominatives, l’employeur doit justifier à l’inspecteur du travail de la délivrance du récépissé attestant qu’il a accompli la déclaration préalable prévue par la loi Informatique et Libertés.

Des manquements sanctionnés : la Loi a prévu la répression des manquements à ces obligations. Ainsi, selon l’article L8114-1 du code du travail, le fait de faire obstacle à l’accomplissement des devoirs d’un agent de contrôle de l’inspection est puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 37 500 €. Comme indiqué, ci-dessus, le délit d’obstacle s’apprécie en fonction du pouvoir et des moyens énumérés par le code du travail et dont dispose l’inspection du travail :

  • la communication de renseignements comportant des inexactitudes. Par exemple pour des documents portant sous la rubrique « primes exceptionnelles » la rémunération d’heures supplémentaires irrégulières ;
  • le refus de fournir les justificatifs demandés et a fortiori de s’opposer à la visite de locaux ;
  • de même quand l’employeur ne satisfait pas à son obligation d’afficher les horaires de travail malgré plusieurs rappels de l’inspection du travail.

En matière de temps de travail : selon l’article L 3171-3 du Code du travail, l’employeur doit tenir à la disposition de l’inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié. En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié et, précise l’article L 3171-4 alinéa 3 « si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique celui-ci doit être fiable et infalsifiable ».

L’article D 3171-16 du code du travail a précisé les documents que l’employeur devait fournir à l’inspection du travail :

  • Pendant une durée d’un an les documents existant dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié ;
  • Pendant une durée de trois ans les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par salarié concerné par des conventions de forfait.

En matière d’embauche : la déclaration préalable à l’embauche doit être tenue à la disposition de l’inspection du travail. L’employeur doit être en mesure de présenter l’avis de réception de la déclaration préalable d’embauche et tant qu’il n’a pas reçu l’avis de réception il doit communiquer à la demande des agents de contrôle les éléments leur permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la déclaration préalable à l’embauche.

  • Les déclarations préalables à l’embauche doit obligatoirement s’opérer par voie électronique pour les employeurs dont le personnel relève du régime général de la Sécurité sociale lorsque le nombre de déclarations préalables à l’embauche accomplies au cours de l’année civile précédente excède cinquante déclarations.

En matière du registre du personnel : le registre unique du personnel doit être tenu dans tout établissement où sont employés des salariés, les noms et prénoms de ceux-ci sont inscrits dans l’ordre des embauches, ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. Conformément à l’article L 8113-6 du Code du travail, il est possible de déroger à la tenue de ce registre pour tenir compte du recours à des moyens informatiques et dans ce cadre le support de substitution est conçu et tenu de façon à obtenir sans difficulté toutes les mentions obligatoires

En matière de document unique d’évaluation des risques : l’avis indiquant les modalités d’accès des salariés au document unique doit être affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail ; en pratique, quand il existe un règlement intérieur, cet avis est affiché au même emplacement que celui prévu pour le règlement intérieur. Ce document doit être tenu à la disposition des agents de l’inspection du travail ainsi qu’à ceux des services de prévention des organismes de Sécurité sociale.


Les documents accessibles pour un contrôle URSSAF

  • En application de l’article R 243-59 du Code de la sécurité sociale, l’entreprise contrôlée est tenue de mettre à la disposition des agents de l’URSSAF tous documents et de permettre l’accès à tout support d’information demandé par ses agents comme nécessaires à l’exercice du contrôle.
  • L’avis préalable au contrôle doit faire état de l’existence d’un document intitulé «Charte du cotisant contrôlé» laquelle apporte des précisions en matière d’investigation sur support dématérialisé. En effet, lorsque les documents et les données nécessaires sont dématérialisés, l’agent chargé du contrôle peut après information écrite du cotisant procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés et en ayant recours au matériel informatique utilisé par l’entreprise avec l’aide d’un opérateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel. 
  • L’entreprise dispose d’un délai de quinze jours pour s’opposer par écrit à la mise en œuvre des traitements sur son matériel. 
  • Dans ce cas, selon l’URSSAF, l’entreprise a le choix :
  • Soit de mettre à la disposition de l’agent URSSAF les copies des documents, données et traitements nécessaires à l’exercice du contrôle, ces copies étant établies sur des fichiers informatiques répondant aux normes définies par l’agent chargé du contrôle ;
  • Soit de prendre en charge directement tout ou partie des traitements automatisés et dans ce cas l’agent chargé du contrôle indique à l’employeur les traitements à réaliser, les délais accordés pour les effectuer ainsi que les normes des fichiers pour les résultats attendus. 

À défaut de réponse de l’employeur dans le délai de quinze jours, l’agent URSSAF procède aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de l’entreprise avec l’aide d’un utilisateur habilité par l’entreprise.


 

À lire aussi

Actualités